1. اطلاعات تماس شورا را تحقیق کنید

قبل از شروع نوشتن، مهم است که در مورد اطلاعات تماس شورا تحقیق کنید تا مطمئن شوید نامه خود را به شخص یا بخش صحیح ارسال می کنید. می‌توانید این اطلاعات را در وب‌سایت شورا یا با شماره خدمات مشتریان آن‌ها تماس بگیرید.

نکته 1: مطمئن شوید که نام، عنوان و اطلاعات تماس درستی برای شخص یا بخش مورد نظر دارید.

نکته 2: بررسی کنید که آیا شرایط خاصی برای ارسال مکاتبات به شورا وجود دارد، مانند استفاده از یک فرم خاص یا شامل یک سند خاص.

نکته 3: درباره سیاست‌ها و رویه‌های شورا تحقیق کنید تا روند رسیدگی به مکاتبات و رسیدگی به نگرانی‌ها را درک کنید.

2. نگرانی یا درخواست خود را به وضوح بیان کنید

اولین جمله نامه شما باید به وضوح نگرانی یا درخواست شما را بیان کند. دقیق و مختصر باشید و از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی که ممکن است برای خواننده ناآشنا باشد خودداری کنید.

نکته 4: از زبان ساده استفاده کنید و از کلمات اختصاری یا اصطلاحات فنی که ممکن است برای افراد غیر متخصص گیج کننده باشد خودداری کنید.

نکته 5: جمله خود را کوتاه و دقیق نگه دارید. از جملات طولانی و پیچیده ای که ممکن است توجه خواننده را از دست بدهد اجتناب کنید.

نکته 6: از صدای فعال به جای صدای غیرفعال استفاده کنید تا جمله خود را مستقیم تر و جذاب تر کنید.

3. اطلاعات پس زمینه را ارائه دهید

در مرحله بعد، اطلاعات زمینه ای در مورد نگرانی یا درخواست خود ارائه دهید. این باید شامل جزئیات مربوط به موضوع، هرگونه حقایق یا شواهد مرتبط، و نحوه تأثیر آن بر شما یا جامعه باشد.

نکته 7: از مثال‌های خاص برای نشان دادن نظر خود استفاده کنید و نامه خود را قانع‌کننده‌تر کنید.

نکته 8: از انجام فرضیات یا حدس و گمان هایی که ممکن است با شواهد پشتیبانی نشود خودداری کنید.

نکته 9: اطلاعات پیشینه خود را مختصر و مرتبط نگه دارید. از وارد کردن جزئیات غیر ضروری که ممکن است تمرکز شما را از موضوع اصلی منحرف کند، خودداری کنید.

4. توضیح دهید که چرا می نویسید

در این بخش توضیح دهید که چرا به شورا نامه می نویسید و امیدوارید به چه چیزی برسید. در مورد هدف خود واضح و مشخص باشید و هر زمینه مرتبط یا اطلاعات زمینه ای را که ممکن است مفید باشد ارائه دهید.

نکته 10: در مورد نیات و اهداف خود صادق و شفاف باشید.

نکته 11: از برخوردهای متخاصم یا پرخاشگرانه خودداری کنید. در عوض، روی ارائه پرونده خود به شیوه ای آرام و محترمانه تمرکز کنید.

نکته 12: نشان دهید که تحقیقات خود را انجام داده اید و در مورد موضوعی که در مورد آن می نویسید آگاه هستید.

5. شامل اسناد پشتیبانی

اگر اسناد پشتیبانی مانند عکس، فیلم یا گزارش دارید، آنها را با نامه خود همراه کنید. این به تقویت نکات شما و ارائه شواهد اضافی برای حمایت از نگرانی یا درخواست شما کمک می کند.

نکته 13: از تصاویر یا ویدیوهای با کیفیت بالا و واضح و قابل درک استفاده کنید.

نکته 14: اسناد پشتیبان خود را به طور واضح و دقیق برچسب بزنید و سازماندهی کنید.

نکته 15: از قرار دادن اسناد غیرضروری یا نامربوط که ممکن است نامه شما را به هم ریخته باشد، خودداری کنید.

6. نامه خود را تصحیح و ویرایش کنید

قبل از ارسال نامه خود، آن را به دقت تصحیح و ویرایش کنید تا مطمئن شوید که هیچ اشتباه و غلط املایی ندارد. این کمک می کند تا مطمئن شوید که نامه شما جدی گرفته می شود و پیام شما به طور موثر منتقل می شود.

نکته 16: نامه خود را با صدای بلند بخوانید تا هرگونه اشتباه یا عبارت نامناسب را متوجه شوید.

نکته 17: از شخص دیگری بخواهید نامه شما را برای صحت و وضوح بررسی کند.

نکته 18: برای بازنگری و ویرایش نامه خود وقت بگذارید تا زمانی که از محصول نهایی راضی باشید.

7. نامه خود را ارسال کنید

در نهایت نامه خود را به شورا ارسال کنید. اطمینان حاصل کنید که هرگونه مدارک یا فرم های مورد نیاز را وارد کرده و از دستورالعمل های ارائه شده توسط شورا پیروی کنید.

نکته 19: یک کپی از نامه خود و هرگونه اسناد پشتیبانی را برای سوابق خود نگه دارید.

نکته 20: پس از ارسال نامه خود را با شورا پیگیری کنید تا از دریافت آن اطمینان حاصل کنید و در مورد وضعیت نگرانی یا درخواست خود بپرسید.